La première démarche est d’abord de bien s’assurer de la réelle problématique entreprise, puis de caractériser la portée du projet envisagé.

- Quel est l’objectif général visé : l’amélioration d’un processus existant, la création d’une activité ?
- Que cherche-t-on à mettre en place : une optimisation des procédures, une meilleure relation client ou bien l’extension du SI en place ? En effet, il est primordial d’estimer l’existant organisationnel à transformer pour prendre en compte la mobilité et évaluer les impacts fonctionnels.
- S’agit-il d’un projet modeste visant une partie des ressources d’un service ou d’un département ? Est-il prévu de décliner ce projet pour d’autres utilisateurs ou dans d’autres entités ? Est-ce un projet plus ambitieux qui se doit d’être généralisable à l’ensemble de l’organisation ?
Selon les cas, la structure de la solution, en termes de solutions techniques, de mobilisation de ressources internes et de consultation de partenaires externes ne sera pas la même.

En fonction des utilisateurs recensés et concernés par le projet (partenaires sociaux par exemple dans le cas de la géolocalisation) - que l’on doit consulter dès les phases amont - il s’agit de définir les caractéristiques de l’utilisation qui sera faite du (ou des) service(s) offert(s) par le projet visé, à savoir :

- Les lieux d’utilisation des services : dans les locaux de l’entreprise, chez les partenaires de l’entreprise, à domicile, chez les clients, dans un véhicule de l’entreprise, en tous lieux,
- Les contraintes de l’utilisation du service par les opérationnels : en position assise ou debout, en déplacement, dans un environnement à risques,
- Le type de services requis : saisie d’informations à la volée ou rédaction d’un rapport formel, consultation sporadique de données entreprise ou connexion permanente,
- La structure du service rendu : via des applications lourdes résidentes sur les postes client ou via une architecture client léger/serveur, ce dernier résidant dans les locaux de l’entreprise ou étant hébergé chez un outsourceur.

Doit-on retenir une solution générique disponible ou faire procéder à un développement spécifique adapté aux besoins ? Quels partenaires doit-on sélectionner pour mettre en œuvre le projet ?

Une analyse des solutions possibles et des scénarii envisageables devra permettre de dégager :

- Une préconisation sur le matériel (terminaux mobiles et accessoires) et des suggestions d’ergonomie terminaux. Peut-on capitaliser sur le parc mobile existant ou doit-on investir dans des équipements plus adaptés ?
- Un dimensionnement en fonction des volumes et fréquences estimés des flux échangés et des réseaux mobiles supports envisagés,
- Les adaptations éventuelles du SI et le mode d’accès aux données à distance (type de synchronisation),
- La structure de coût de la solution,
- Un plan de formation,
- Une organisation d’administration du parc et du système.

Le choix doit se porter sur la solution la plus pérenne et la plus évolutive.

Après avoir réalisé une segmentation des utilisateurs, la première règle est d’impliquer les utilisateurs potentiels pour les faire adhérer au projet le plus tôt possible et éviter surtout de mettre en place des solutions qui ne répondent pas à leurs besoins. Il convient d’ailleurs de noter que les directions opérationnelles, tout comme la DSI, sont forces de proposition. La DSI se doit en effet d’être moteur en suggérant des possibilités d’optimisation. Une équipe de contributeurs est alors constituée comme suit autour d’un directeur de projet dédié à cette mission.

L’adhésion des futurs utilisateurs au projet est essentielle et il convient de préparer les maîtrises d’ouvrage :

- Sans l’adhésion des hommes, les projets de mise en place de solutions mobiles sont voués à l’échec. Les futurs utilisateurs de la mobilité doivent donc impérativement être intégrés aux réflexions de l’entreprise sur le sujet.

- Intégrer différents profils de futurs utilisateurs dans un groupe de réflexion. Une solution conjointe sera plus facile à mettre en place qu’une solution considérée par les salariés comme imposée par la Direction.

Une conduite de changement et une maîtrise des risques doivent être mises en place :

- Mettre en place un plan de communication. Exemple : la mise en ligne d’une newsletter d’informations sur Intranet, des retours d’expérience concrets, un help desk…

- Eviter les éventuels points de blocage, maîtriser les offres (architecture, sécurité,…), gérer globalement la flotte d’entreprises, et se doter d’une vision claire sur les besoins de l’entreprise.

Une communication interne est toujours nécessaire pour transformer les freins éventuels en accélérateurs et ainsi mettre en avant la simplification du travail pour les salariés ou le gain de temps utilisateur. Par exemple, un service de géolocalisation, initialement perçu comme un système de « flicage » est à présenter comme un outil de productivité et d’amélioration de la sécurité.

Présenter l’ensemble des fonctions disponibles, inciter les utilisateurs à suivre les solutions, les sensibiliser aux bénéfices immédiats et futurs sont la clé de l’adoption des applications mobiles en entreprise.

Cette section a pour objectif de lister les critères de choix utiles à la sélection d’un fournisseur de solutions mobiles :

- Structure et organisation
- Objectif recherché
- Population cible
- Service déclinable
- Contraintes de temps
- Contraintes de coûts

- Application nouvelle ou existante
- Service hébergé ou résidant
- Contraintes de sécurité et d'administration
- Lieux d'utilisation
- Modes d'usage

- Solutions candidates
- Solution retenue.